10 SUGESTÕES PARA MELHORAR SUA PRÁTICA LEGAL

Não existe melhor tempo que o investido em planejamento, porque falhar em planejar é planejar para falhar. Portanto sente-se, pegue um lápis e esteja certo de que este ano vai começar com o pé direito

Por David Bilinsky*

Este é um momento perfeito para traçar suas metas para o ano. Não existe melhor tempo que o investido em planejamento, porque falhar em planejar é planejar para falhar. Portanto sente-se, pegue um lápis e esteja certo de que este ano vai começar com o pé direito, ao implementar 10 passos a caminho de um ano de sucesso!

1. Desenvolva uma visão sobre onde você quer estar em cinco anos.

Douglas Adams disse: “Eu posso ter ido aonde queria ir, mas acho que cheguei onde eu queria estar.” Pelo bem de todos nós, no entanto, normalmente precisamos de um pouco de planejamento para chegar onde queremos. Reflita por um instante e escreva suas metas – pessoais e profissionais. Em um momento de privacidade, escreva na sua agenda: quando você planeja alcançar a meta da sua vida, começando pela data da sua aposentadoria? Do que você precisa para chegar até lá? Ao desenvolver uma visão, independentemente dos seus planos para a aposentaria, em alguns casos faz com você enfoque o resto dos seus anos de trabalho e irá ajudá-lo a decidir o que deseja alcançar durante estes anos.

2. Elabore um orçamento – e coloque-o em prática.
O propósito de um orçamento é o planejamento das suas finanças e o estabelecimento das metas para seu ano. Um orçamento expressará claramente um panorama de sua renda e de suas despesas mensais. A maioria dos programas de contabilidade lhe permite planejar um orçamento. Se você não tiver um desses programas, existe um orçamento em Excel projetado para escritórios de advocacia na página de recursos para a prática do trabalho da Law Society of British Columbia.

3. Aumente sua tarifa.
Você nunca saberá realmente o que foi que deu certo e, na maioria dos casos, os advogados são os últimos a perceberem o quanto poderiam ter vendido ao mercado.

No início de um novo ano, dê um presente a si mesmo e aumente suas tarifas. É muito provável que você perceberá que seus clientes irão se ajustar, e os que não se ajustarem, irão seguir seus caminhos, deixando um espaço para você encontrar clientes que paguem mais e aumentar sua renda ao trabalhar com melhores tarifas.

4. Invista em um software que controle o tempo e verifique quais são suas áreas de atuação mais rentáveis.
É quase impossível determinar a rentabilidade em termos jurídicos se você não consegue controlar o tempo investido em cada caso. Ao realizar um rastreamento do tempo, você não só poderá determinar a rentabilidade de um caso depois que ele tiver sido encerrado (divida os valores recebidos por um caso pelas horas realmente investidas nele e saiba quanto custa seu trabalho por hora), mas também poderá determinar as horas investidas em um caso atual. Assim, saberá se vale a pena economicamente se for comparado com os honorários esperados. Afinal das contas, os clientes procuram uma solução econômica tanto quanto buscam uma solução legal e deixá-los a par de que eles estão no meio de um caso que é uma batalha nada econômica é melhor do que não receber o pagamento no final do caso.

5. Aceite ofertas – ou dê descontos (2% de desconto para pagamento em 10 dias).
Alguns advogados são firmes ao estabelecerem o recebimento de seus honorários antes de aceitar um caso. O restante de nós utiliza métodos variados para receber o pagamento depois de realizar um trabalho. Alguns advogados aceitam cartões de crédito. Esta opção exige de você o pagamento de taxas às administradoras de cartão de crédito.

Outra opção é oferecer desconto pelo pagamento a vista ou em curto prazo – geralmente 2% se a fatura for paga em até 10 dias. Esta é uma situação de duplo benefício, pois as duas partes ganham: o cliente obtém um desconto na fatura e o advogado recebe seu pagamento rapidamente, sem ter de recorrer ao pagamento de taxas por cartões de crédito.

6. Conheça seu sistema de contabilidade.
Seu sistema contábil pode lhe proporcionar uma grande fonte de informações. Isso exige tempo para o ganho de benefícios. Além do típico balanço de receitas e da folha de alteração da posição financeira, você pode obter relatórios como (estes são possíveis na PCLaw):

•Clientes apresentados e seus honorários resultantes
•Novas matérias abertas
•Análise do tempo por advogado, tarefa e tipo de lei
•Análise do tempo rentável e não-rentável
•Faturamento por cliente, advogado e tipo de lei
•Cobrança por advogado e tipo de lei
•Crédito de honorários por advogado
•Outros
Você já pagou pelo software. Agora irá lhe render dinheiro (e fará sentido) usá-lo para seu benefício.

7. Fature mensalmente.
Algo curioso sobre os clientes é que se dizermos a eles que a fatura será efetuada mensalmente, eles vão ficar esperando por isso. Com isso em mente, aproveite sua habilidade e faça com que seus clientes esperem receber (e pagar) suas faturas mensalmente. Seu contador e sócios agradecem.

8. Atualize seus computadores e equipamentos do escritório.
Enquanto o ato de não gastar dinheiro aparenta ser uma economia, há momentos em que não atualizar os equipamentos do escritório aos padrões atuais pode ser uma falsa economia. Por exemplo, os computadores começam a “diminuir sua velocidade” no momento em que são levados para casa, devido ao aumento de carga imposto por softwares de segurança, antivírus e anti-spyware, atualizações de software operacionais e programas adicionais que você instala aos poucos. Eventualmente o tempo de espera para que alguma coisa fique do jeito que foi encomendado somado ao tempo investido em manter os sistemas legados excedem o custo de comprar um novo sistema. Por exemplo, em janeiro você pode adquirir um computador Compaq Athlon 643500+ (com drive dual DVD, 1 giga de memória e 200 gigas de disco rígido, entre outros recursos) combinado com um monitor de 19” LCD por U$ 999,00. Por esse preço dificilmente faz sentido continuar trabalhando com sistemas antigos.

9. Invista tempo dia após dia no marketing da sua prática.
O marketing é a implementação das sugestões números 1 e 2, ao elaborar seu plano a longo prazo e colocar seu orçamento em prática. Ao investir tempo no marketing do seu trabalho, você tem a certeza de estar a caminho do seu plano de longo prazo, retendo os clientes e os casos que irão mantê-lo dentro do orçamento.

Existem muitas maneiras de fazer merchandising do seu trabalho e o método mais eficaz é aquele que você efetivamente colocar em prática. As técnicas de marketing variam, desde boletins (impressos ou eletrônicos), artigos em revistas comerciais ou de negócios que cheguem ao público-objetivo, blogs, sites, conferências, congressos em câmaras de comércio, apresentações como mestre de cerimônia, assembléias de cooperativas, etc., tudo aquilo que o faça estar em contato com seu grupo de clientes potenciais.

Depois de contatar todas essas pessoas, existe um segundo aspecto do marketing: manter e atualizar a lista de pessoas com quem inicialmente você fez contato por meio dos seus métodos de marketing. O próximo passo é converter os contatos em clientes – principalmente por meio de relacionamentos pessoais. Portanto, mantenha contato com seus clientes potenciais fazendo contato com um pequeno número deles por dia.

10. Mantenha sua vantagem competitiva.
Sua vantagem competitiva é o que lhe garante sucesso a longo prazo. Conseqüentemente, leve o tempo que for preciso para ter a certeza de estar investindo na manutenção dos seus conhecimentos. Nas palavras de Steven Covey sobre os “7 hábitos”, leve o tempo que for preciso para “afiar a sua ferramenta”. Leia a lei, leia o que seus clientes estão lendo, informe-se sobre novos desenvolvimentos nas áreas que poderiam influenciar sua atuação. Torne-se um estudioso constante.

Eles estão aí: 10 passos para posicionar seu trabalho em um novo equilíbrio e garantir que, quando você olhar para trás, para o ano de 2006, você verá que atingiu suas metas, simplesmente começando o ano já com o seu final em mente.

David J. Bilinsky é consultor de administração da prática na Law Society of British Columbia e membro do Conselho de Planejamento da Conferência de Tecnologia Jurídica do Pacífico. É possível contatá-lo pelo e-mail daveb@lsbc.org

Os pontos de vista mencionados aqui são expressamente de sua responsabilidade e podem não ser compartilhados pela Law Society of British Columbia.